Management Assistant HR Member Comex

La mission principale du management assistant consiste à optimiser la gestion quotidienne du membre du comité exécutif et l’équipe HR afin qu’ils puissent se concentrer sur leurs priorités stratégiques et la prise de décision.

Le/La Management Assistant ComEx organise, coordonne et exécute différentes tâches (administratives) dans 3 domaines principaux:

1. Gestion Administrative et organisationnelle
2. Communication et information
3. Support et coordination

Responsabilités

1. Gestion administrative et organisationnelle

• La gestion d'agendas complexes, la planification de rendez-vous et la hiérarchisation des priorités
• Organisation logistique: planifier les déplacements et côté logistique des réunions et événements
• Préparer et vérifier l'agenda en matière de réunions et de rendez-vous
• Soutien aux autres membres du Comex en termes de collaboration et appui aux autres management assistants
• Faciliter le travail de l’équipe en assurant une gestion administrative, organisationnelle et logistique fluide et efficace
• Organisation d'événements: coordonner des séminaires de direction, des conseils d'administration ou des assemblées générale

2. Communication et information

• Rédaction de supports, prise de notes et rédaction de comptes-rendus ou nécessaire
• Suivi des dossiers et leurs deadlines
• Filtrage des appels et accueil 
• Agir en tant qu'interlocuteur auprès des autres membres du Comex, des partenaires externes et des collaborateurs
• Gérer les appels, les e-mails et les sollicitations pour ne transmettre que les dossiers urgents et pertinents (en fonction de la délégation donné par le membre comex)
• Faire usage de son appréciation indépendante propre par rapport à des problèmes réels ou potentiels, et sur sa propre initiative, les soumettre à l'attention des directeurs ou du personnel d'encadrement en leur suggérant un mode d'action
• Faciliter la communication interne

3. Support et coordination

• Veille d'informations: rassembler et synthétiser de manière proactive les informations et data pertinentes. Préparer des dossiers
• Gestion de projets spécifiques 
• Donner du supports pour des présentations
• Appui aux processus: exécuter ou initier la mise en œuvre de pratiques et de procédures administratives. Faire des propositions de simplification
• Traduire divers supports
• Gérer divers processus administratifs
• Gérer et suivre de la facturation/One buy/Ariba + andere processen, reporting, …
• Veille et confidentialité: manipuler des informations sensibles avec une discrétion absolue

4. Collaboration

• Contribuer à une ambiance de travail positive en faisant preuve de proactivité et d'un esprit orienté solutions, en affichant un état d'esprit constructif et en orchestrant les activités pour l'ensemble de l'équipe de manière efficiente et orientée client
• Collaborer étroitement avec différents acteurs et certainement comme équipe avec le autres management assistants
• Aider à optimiser les opérations internes
• Être un ambassadeur actif de Carrefour et encourager ses collègues à le devenir davantage

5. Performance

• Développer son expertise, professionnalisme, l'orientation client et prendre son développement en main (technique, compétences Act For Change, digitale, ...)
• Assurer que les attentes soient clairement définies, suivies et réalisées au niveau individuel et de l'équipe
• Développer systématiquement l'efficacité en appliquant les processus, méthodes, outils et directives de Carrefour dans son équipe

Profil

Etudes & expérience:

• Bilingue FR/NL, ENG est un +

Compétences:

Courage

• Proactivité et Initiative: rechercher proactivement l'information. Identifier et rapporter les problèmes en suggérant des solutions.
• Responsabilité: assurer la correcte application des procédures et prendre la responsabilité de ses actions. 
• Résolution de problèmes: fournir un support opérationnel et des solutions pour les activités quotidiennes et assurer la résolution immédiate des problèmes urgents.
• Communication: faire preuve d'efficacité (orale et écrite)

Change

• Gestion et planification des activités (y compris le planning - backtiming)
• Adaptabilité et flexibilité: s'adapter rapidement aux nouvelles méthodes de travail; faire preuve de flexibilité face aux imprévus quotidiens; capacité à gérer les priorités et à respecter les délais
• Capacité d'analyse permettant notamment de détecter et solutionner les erreurs structurelles

Customer

• Orientation Client (Commitment): considérer chaque interaction comme une opportunité de créer une expérience positive; agir en tant que garant de la satisfaction client
• Rigueur du Détail et Qualité d'Exécution: démontrer un excellent sens du détail et être rigoureux et vérifier l'exactitude du contenu
• Orientation Résultat: démontrer des standards élevés dans l'exécution

Coopération

• Collaboration et Travail d'Équipe: collaborer efficacement avec les collègues internes et externes à l’équipe, en partageant leurs connaissances et compétences; faire preuve de bienveillance et d’ouverture d’esprit envers tous les collègues.
• Support Transversal: agir en tant que point de contact central pour les questions opérationnelles et la gestion des besoins à court terme.

Offre

Un CDI à temps plein.

Un salaire conforme aux conditions du marché et des avantages extralégaux intéressants :

• • • voiture ou budget mobilité
    • smartphone et abonnement
    • chèques-repas
    • réductions sur vos courses chez Carrefour
    • plan cafétéria
    • carte cadeaux
    • assurance groupe et hospi
    • leasing vélo (après 1 an en service)
    • réductions et avantages sur vos loisirs, etc.

Smart Way of Working : des horaires de travail flexibles et des dispositions permettant de concilier vie professionnelle et vie privée.

Des formations sur mesure et de réelles opportunités d’évolution dans votre carrière.

Une fonction passionnante au sein d'un des plus grands distributeurs européens.